El concepto de oficina sin papel suele relacionarse con las grandes empresas. Pero autónomos y pymes también pueden poner su granito de arena en materia de sostenibilidad gracias al asesoramiento de expertos en seguridad de la información, ciberseguridad y cumplimiento normativo.
Consumo excesivo de los recursos naturales, generación de emisiones contaminantes, vertidos de residuos plásticos al mar… Sin duda, el planeta en que vivimos no atraviesa su mejor momento. Y los seres humanos somos responsables de su mal estado de salud. Por ello, las medidas relacionadas con la preservación y recuperación del medio ambiente se han convertido en parte de las políticas de responsabilidad social corporativa (RSC) de muchas empresas.
Un sector comprometido con el reciclaje
En el caso de las pertenecientes al mundo del seguro, tal y como pusimos de manifiesto en el post El sector asegurador apuesta por la RSC y la sostenibilidad, se estima que la inversión realizada por las aseguradoras españolas en dicha materia asciende al 0,18% de su facturación. Es decir, unos 112 millones de euros, cifra que representa el 2,2% del beneficio del sector.
Y entre las medidas de RSC y sostenibilidad de las entidades aseguradoras figuran las relativas al reciclaje. Concretamente, según datos del Informe Estamos Seguros 2018, cerca del 53% de las compañías del sector cuenta con programas de consumo responsable de recursos y políticas de reciclado que hacen posible, entre otros hábitos, una menor utilización del papel.
Al respecto, según datos facilitados por la Asociación Española de Recicladores Recuperadores de Papel y Cartón (Repacar) al blog de Senassur, en nuestro país se recogen en torno a 4.500 millones de toneladas de papel y cartón al año. Y si bien no han precisado cifras concretas, desde Repacar observan que los canales comercial e industrial aportan una gran cantidad de residuos de papel y cartón que las empresas autorizadas transforman en materia prima para la industria papelera.
La cultura digital, una asignatura pendiente
En el ámbito de autónomos y pymes, y a pesar de la cada vez mayor dependencia de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), todavía existen empresas en las que los documentos impresos se encuentran apilados sobre las mesas de los trabajadores. Y ello es así porque, según apuntan desde la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (Cepyme), la cultura digital sigue siendo una asignatura pendiente para muchos autónomos y pymes.
Algo que resulta paradójico si se tiene en cuenta que, a tenor de un estudio elaborado por la consultora Coleman Parkes Research, casi la mitad de los autónomos y las pymes encuestados reconoce que invierte mucho tiempo en los procesos que implican grandes volúmenes de papel y el 60% cree estos últimos perjudican sus resultados.
Oficina sin papel: ¿qué debe tenerse en cuenta?
Ciertamente, ser una empresa respetuosa y comprometida con el medio ambiente supone un valor añadido de cara a la opinión pública. Asimismo, un menor consumo de recursos como el papel y una mayor apuesta por la digitalización, como veremos a continuación, conllevan no pocas ventajas para cualquier organización habituada al manejo de documentos.
En lo referente a autónomos y pymes, son muchos los profesionales que sostienen aún que un documento impreso tiene más valor que uno digital. Y lejos de ver el lado positivo de las TIC, ven en la transformación digital una imposición que les ocasiona no pocos quebraderos de cabeza. En definitiva, ya sea por su edad o debido a una forma de trabajar excesivamente tradicional, lo cierto es que se trata de individuos que, a priori se muestran reticentes a convertir su espacio laboral en una auténtica oficina sin papel.
Pero, como se suele decir, si se quiere, se puede. Eliminar el papel, o un elevado porcentaje, de los principales procesos de una organización es posible. Además, ello nos facilitará ponernos al día en lo relativo al almacenamiento de la información que obra en nuestro poder y al cumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal.
- Como punto de partida, los expertos aconsejan que, a la hora de afrontar un proyecto de oficina sin papel, deben plantearse objetivos realistas e involucrar a todas las personas que trabajan en la organización.
- A continuación, es preciso tener claro qué documentos impresos se utilizan en el día a día. ¿Cuáles son imprescindibles para el normal desarrollo de nuestra actividad? ¿En qué casos es posible reemplazarlos por copias digitales? Realizar un inventario detallado nos ayudará a dar respuesta a dichas cuestiones y establecer prioridades.
- De todos los documentos impresos que manejamos habitualmente, ¿cuáles contienen información sensible o confidencial? ¿Dónde se guardan habitualmente? ¿Existe una política de mesas limpias o aplicamos medidas de seguridad adecuadas para impedir que la documentación sea accesible a personas no autorizadas?
- En el supuesto de externalizar el almacenamiento de documentación impresa con información sensible o confidencial, ¿el proveedor cumple con una serie de requisitos de seguridad? ¿Ha firmado un acuerdo de confidencialidad?
- Si vamos a apostar por la digitalización, ¿cómo se encuentra nuestra empresa en materia TIC? ¿Contamos con los equipos y medios adecuados? ¿Hay que invertir en nuevos dispositivos o software? ¿Quién se encargará de su mantenimiento y de la formación de los empleados?
- Al igual que sucede con el soporte de papel, la documentación digital puede contener información sensible o confidencial de nuestra empresa, clientes, proveedores, etc. ¿Cómo debe guardarse? ¿Qué política de copias de seguridad es la más apropiada para nuestro negocio?
- Si hacemos uso de servicios externos para tener una copia digital de toda nuestra información, ¿la empresa encargada de prestarlos cumple con la normativa de protección de datos de carácter personal?
- Finalmente, siempre se ha de tener presente que la información se ha convertido en uno de los activos más codiciados por los cibercriminales. Por dicho motivo, una organización que apueste por el uso masivo de las TIC ha de contar con personal especializado en seguridad de la información y ciberseguridad. Y no menos importante, formar a sus trabajadores, ya que el ser humano es el eslabón más débil de la cadena de la seguridad.
¿Cómo deben destruirse los documentos impresos?
Igualmente, en la transición hacia una oficina sin papel se ha de prestar especial atención a la eliminación de documentos, ya que su destrucción o borrado no puede realizarse a nuestro libre albedrío. Sobre todo, si contienen datos de carácter personal. Para evitar multas económicas que pueden llegar a ser muy cuantiosas, estas son las opciones más recomendables para destruir documentación en soporte papel de forma legal y segura:
- Utilizar máquinas trituradoras de papel. Se encuentran fácilmente en el mercado y no tienen un precio muy elevado. Una vez destruidos los documentos, los restos pueden tirarse a un contenedor de reciclaje.
- Contratar los servicios de empresas especializadas. Se encargan de recoger el contenedor de nuestra oficina y de destruir la documentación depositada en él. Estas empresas deben demostrar que son gestores autorizados para realizar dicha labor.
En relación a este último apunte, al igual que haríamos si se tratase de documentos impresos, si lo que deseamos es eliminar y destruir documentación en formato digital tendremos que buscar el asesoramiento de expertos. Quienes deseen consultar más información sobre dicha cuestión, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe) pone a su disposición la Guía sobre borrado seguro de la información. Una aproximación para el empresario.
¿Qué ventajas aporta una oficina sin papel?
Como hemos visto, crear una oficina sin papel supone algo más que dejar de imprimir papel o destruir los documentos que no nos sirvan. Es un proceso que requiere inversión y rodearse de expertos. Profesionales que nos asesoren en materia de seguridad de la información, ciberseguridad y compliance o cumplimiento normativo.
Indudablemente, se trata de una labor que implica un esfuerzo. Pero quienes la han visto materializada coinciden en que una oficina sin papel aporta numerosas ventajas. Desde un aumento de la productividad hasta la disminución del espacio de almacenaje, pasando por una mejora de la calidad del servicio, una mayor optimización de los recursos, un ahorro en la adquisición de papel, tinta de impresoras, archivadores y carpetas o un menor riesgo de duplicidad de documentos, los beneficios son muchos. Y no menos relevante: una oficina sin papel tiene una repercusión positiva en los clientes y, por supuesto, en el medio ambiente.
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