En su día a día, pymes como las corredurías de seguros continúan manejando una ingente cantidad de documentos impresos. Información que conviene organizar y proteger para evitar repercusiones reputacionales y económicas.
Aunque muchas pymes intentan implementar el concepto de oficina sin papel, en la práctica continúan desempeñando su actividad con documentos impresos. Y estos últimos, en algunos casos, acaban apilándose sobre las mesas de trabajo, amontonados en algún rincón o guardados sin ningún orden en un cajón.
Al ser documentación profesional, la misma requiere ser clasificada. Y en el supuesto de tratarse, además, de información confidencial, debe ser protegida para evitar que caiga en manos de terceros. De esta forma, se evitarán incidentes que podrían afectar a la continuidad de negocio.
¿Qué documentación debe conservar una empresa?
La organización, protección y destrucción de la documentación de una empresa no es algo que pueda tomarse a la ligera. Los papeles afectan al día a día y contienen datos, como los de carácter personal, que han de tratarse con suma delicadeza. Y llegado el momento de deshacerse de ellos, es fundamental consultar a expertos en compliance con el objetivo de no incumplir la legislación vigente.
Por ello, a la hora de organizar los documentos impresos es muy importante saber cuánto tiempo deben guardarse en función de la normativa que aplique.
Documentos mercantiles
En lo relativo a la normativa mercantil, el Código de Comercio, en su artículo 30, indica lo siguiente:
- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
- Además, dicha obligación tendrá que cumplirse cuando haya un cese de actividad. Y también al fallecer el empresario o al disolverse una sociedad, supuestos en los que la responsabilidad recaerá sobre los herederos y liquidadores, respectivamente.
- Del mismo modo, los expertos recomiendan guardar, de manera indefinida, libros de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo, etc.
Documentos tributarios
Otros documentos que no se pueden perder de vista durante un tiempo son los fiscales. En este sentido, la Ley General Tributaria advierte lo siguiente:
- Finalizado el plazo de presentación, las declaraciones de Hacienda tienen que conservarse durante cuatro años.
- Asimismo, una vez transcurridos 10 años, Hacienda podría exigir la aportación del Impuesto de Sociedades y las cuentas anuales del ejercicio en que se generaron.
- Y los profesionales de cumplimiento normativo aconsejan guardar la documentación con trascendencia tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de seis años.
Documentos relacionados con operaciones
Entre los documentos que deben guardar las entidades aseguradoras también se encuentran los relacionados con sus operaciones. Concretamente, han de conservarlos durante 10 años para no incumplir la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo.
Documentos laborales
Continuando con la normativa que obliga a guardar documentación relevante, encontramos la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social y la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Según dichas normas, se tienen que conservar, entre otros, los siguientes documentos:
- El ejemplar del documento de cotización durante un mes.
- Los contratos de trabajo en el periodo de cuatro años.
- Y desde la entrada en vigor del control horario, los registros obligatorios de jornada laboral también deben preservarse durante cuatro años.
A modo de ejemplo, los expuestos son algunos de los documentos impresos o digitalizados que una empresa debería guardar a buen recaudo. De lo contrario, podría enfrentarse a una crisis reputacional, así como a sanciones económicas muy elevadas.
Consejos para organizar y proteger los documentos
Si en tu correduría de seguros manejáis mucha información impresa, poner en práctica estos consejos os será de ayuda para organizar y proteger los documentos:
- En primer lugar, es esencial recopilar los documentos, desechar los que no se vayan a necesitar y clasificar los restantes por temas (mercantiles, tributarios, financieros, laborales, etc.).
- A continuación, hay que categorizar la documentación en función de la confidencialidad, la importancia e interrelación del contenido de la misma (originales, copias, anotaciones, etc.).
- Determinar el ciclo de vida de cada documento (borrador, en trámite, resuelto u obsoleto).
- Localizar lugares específicos para archivar los documentos y asignar un nivel adecuado de protección en función del tipo. Si dicha tarea se externaliza, es primordial que el proveedor sea confiable y firme un acuerdo de confidencialidad.
Llegados a este punto, una empresa puede plantearse digitalizar una parte de sus documentos impresos. En ese caso:
- ¿Cómo se encuentra nuestra empresa en materia de tecnologías de la información y la comunicación (TIC)? ¿Dispone de los equipos y medios adecuados? ¿Es necesario invertir en nuevos dispositivos o software? ¿Quién se encargará de su mantenimiento y de la formación de los empleados?
- Como sucede con la documentación impresa, la digital puede estar sujeta a la obligación de conservarse. De ser así, habrá que asesorarse para saber cuál es la política de copias de seguridad más adecuada para el negocio.
- Si delegamos esta última a un proveedor, es preciso asegurarse de que cumple con la normativa de protección de datos.
Documentos impresos: ¿cómo destruirlos?
Por último, y no por ello menos relevante, la documentación impresa descartada, por insignificante que parezca, se tiene que destruir de forma segura. Para ello, existen dos opciones:
- Máquinas trituradoras de papel. Se adquieren fácilmente y hay modelos cuyo precio es asequible. Al destruirse los documentos impresos, es recomendable depositar los restos en un contenedor de reciclaje de papel.
- Gestores especializados. Estos proveedores se encargan de recoger los contenedores de papel de las oficinas y destruir la documentación impresa almacenada en ellos.
En definitiva, queda claro que en pleno siglo XXI, y en la era de la digitalización, continuamos haciendo uso de un montón de documentos impresos: desde papeles que solo utilizamos para realizar alguna anotación hasta otros mucho más importantes.
Estos últimos debemos organizarlos y protegerlos. Y para ello, lo mejor es contar con el asesoramiento de expertos en cumplimiento normativo y protección de datos. Si, además, decidimos digitalizarlos, será necesario recurrir a especialistas en seguridad de la información y ciberseguridad.
