Plataformas de videoconferencia: ¿cómo usarlas con seguridad?

Los profesionales del sector asegurador se han visto obligados a utilizar las plataformas de videoconferencia de forma masiva. Sin duda, se trata de herramientas muy útiles. Pero también presentan unos riesgos de seguridad asociados que conviene conocer.

Aunque existían desde hace tiempo, las plataformas de videoconferencia se han popularizado tras la irrupción de la pandemia de coronavirus. Durante el confinamiento se convirtieron en una herramienta indispensable para comunicarse con amigos, familiares y seres queridos. Y también para practicar teletrabajo.

Este último, afirman los expertos, ha llegado para quedarse. Así pues, las plataformas de videoconferencia seguirán utilizándose de forma masiva. Una circunstancia que hace que los ciberdelincuentes se froten las manos. Y ello es así porque su uso lleva asociados riesgos de seguridad que pueden ser aprovechados para obtener información personal o corporativa. ¡Conviene tenerlo en cuenta!

¿Qué ventajas aportan las plataformas de videoconferencia?

Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE), una videoconferencia es una “comunicación a distancia entre dos o más personas, que pueden verse y oírse a través de una red”. Ya sea mediante un ordenador, una tablet o un smartphone, las plataformas de videoconferencia facilitan la comunicación en tiempo real a través de Internet. Y, sin duda, aportan muchas ventajas:

• Si nos ceñimos al ámbito profesional, permiten llevar a cabo reuniones de trabajo, sesiones de formación, demostraciones de producto, servicios de atención al cliente, etc.
• En el caso de los grupos de trabajo, favorecen crear una dinámica de intercambio de ideas muy inmediata.
• Y todo ello en un marco global. En consecuencia, las videoconferencias brindan la posibilidad de entablar contacto o hacer negocios con cualquier persona independientemente del país en que se encuentre.
• Otro de sus beneficios es que no requieren desplazarse de un lugar a otro, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
• Relacionada con la ventaja anterior, al evitar salir a la calle o utilizar el transporte público, las videoconferencias ayudan a respetar el distanciamiento social y minimizan los riesgos de contagio.
• En cuanto al ahorro de tiempo, se traduce en una mayor productividad. Y para muchas personas, también en una oportunidad para conciliar vida familiar, personal y laboral.
• Además, las videoconferencias pueden grabarse. De esta forma, no es necesario consultar a otra persona si no se ha asistido a una reunión completa o en los apuntes que se han tomado falta algún dato relevante.

Desventajas de las videoconferencias: ¿cuáles son?

Pero, del mismo modo que resultan muy útiles, las plataformas de videoconferencia presentan una serie de inconvenientes. Entre sus desventajas, cabe destacar las siguientes:

• Si se dispone de personal cualificado en capacitación, en una empresa resultará sencillo habituarse al manejo de las plataformas de videoconferencia. Sin embargo, para las personas que no estén muy habituadas a las TIC dicho aprendizaje puede llegar a ser un proceso tedioso.
• En este último supuesto, y también si se hace un uso abusivo de ellas, las videoconferencias podrían llegar a generar tecnoestrés.
• Por supuesto, uno de los grandes enemigos de las videoconferencias es la conexión a Internet. Si la misma no es óptima, puede echarse a perder una reunión de trabajo, una formación para empleados o una comunicación con un cliente.
• Al respecto, la conexión de fibra óptica está presente en las grandes ciudades. Pero no sucede lo mismo en localidades pequeñas o entornos rurales, donde practicar teletrabajo y realizar videoconferencias no es tan sencillo.
• Muchas plataformas son gratuitas. Pero si se desea hacer un uso profesional y seguro, es preciso realizar un desembolso para adquirir versiones más completas. Algo que no está al alcance de todos los autónomos y pymes.
• En sintonía con lo anteriormente expuesto, algunas versiones básicas o gratuitas han evidenciado problemas de seguridad.

¿Qué peligros entrañan las plataformas de videoconferencia?

De esto último, precisamente, se ha hablado mucho desde el inicio de la pandemia. La popularización de las plataformas de videoconferencia ha destapado una serie de vulnerabilidades. Y también malas prácticas por parte de los usuarios. Por ello, y de cara a evitar riesgos, desde el Instituto Nacional de Ciberseguridad (Incibe) recuerdan cuáles son los principales factores de riesgo de estas herramientas de comunicación:

• Cifrados inseguros. Incibe advierte que, en algunos casos, una videoconferencia puede ser vista, grabada y compartida por la empresa que provee el servicio. Para evitarlo, es aconsejable seleccionar una plataforma que permita el cifrado de extremo a extremo.
• Acceso sin permiso. A través de la técnica conocida como bombing, los ciberdelincuentes se hacen pasar por participantes legítimos y acceden a las videoconferencias. En el supuesto de que los temas tratados fuesen confidenciales, podrían utilizarlos para extorsionar a una empresa.
• Acceso sin control. Hay que utilizar contraseñas o enlaces de invitación para garantizar que las videoconferencias sean seguras.
• Ataques de denegación de servicio. Las plataformas de videoconferencia no son ajenas a los denominados DoS, con los que se inhabilita el servicio.
• Plataformas no actualizadas. Como sucede con el antivirus o cualquier programa de software, las plataformas tienen que actualizarse periódicamente. No hacerlo podría provocar vulnerabilidades que allanarían el acceso a los ciberdelincuentes.
• Descargas no seguras. Uno de los principios básicos de la ciberseguridad es utilizar soluciones y herramientas de confianza. Y las videoconferencias no son una excepción. Las aplicaciones deben descargase desde sitios web oficiales.

8 consejos para realizar videoconferencias con seguridad

Si bien cada una de las plataformas de videoconferencia existentes en el mercado presenta aspectos de seguridad y privacidad específicos, unos consejos generales facilitarán usarlas de forma segura en el trabajo:

1. Utilizar un plan empresarial. Como se suele decir, una casa no puede empezarse por el tejado… A la hora de sopesar qué plataforma elegir, es esencial contratar un plan empresarial, más seguro que uno básico o gratuito. ¡Así garantizaremos unos cimientos sólidos!
2. Conocer la política de privacidad. Asimismo, cuando se selecciona un plan es preciso saber qué tratamiento realizan las plataformas sobre la información confidencial.
3. Descargar y actualizar el software de sitios web oficiales. Así se previenen posibles infecciones en los dispositivos y se garantiza contar siempre con un soporte técnico de confianza.
4. Activar la sala de espera y bloquear la reunión. Gracias a esta funcionalidad, un administrador puede convocar a los participantes, comprobar la identidad de quienes desean acceder a la videoconferencia y permitirles o denegarles el acceso.
5. Usar contraseñas seguras. Al igual que sucede con el acceso a otros servicios, el de las videoconferencias ha de estar protegido por contraseñas robustas.
6. Emplear las funciones de compartición de las plataformas. Es la vía más segura para invitar a otras personas a una videoconferencia. Para dicho fin, los expertos desaconsejan convocar a los participantes por redes sociales o canales de comunicación inseguros.
7. Tener cuidado en las intervenciones. Para que nuestra participación en las videoconferencias sea segura, el vídeo y el micrófono tienen que estar apagados por defecto. Y se debe tener mucho cuidado con lo que se comparte.
8. Cifrar las comunicaciones. Por último, un cifrado previo de la información añadirá una capa extra de seguridad en caso de acceso no autorizado.

En definitiva, las plataformas de videoconferencia han contribuido a que muchos profesionales, como los del sector asegurador, pudiesen llevar a cabo su actividad durante estos meses de pandemia. Como el teletrabajo, estas herramientas de comunicación han llegado para quedarse. Pero de nosotros depende, en buena medida, que se utilicen con seguridad.